Guide d’accessibilité réunions en personne

Assurez-vous que toutes les invitations aux réunions et événements comportent une demande de prise en compte des besoins en matière d’accessibilité.

Il peut s’agir de documents en braille ou en gros caractères, d’envois anticipés de documents, d’un interprète en langue des signes, d’une boucle magnétique, d’un accès pour fauteuils roulants ou d’installations pour chiens d’assistance. Prévenez les participants au moins deux semaines à l’avance, dans la mesure du possible, afin que les ajustements nécessaires puissent être effectués à temps.

Le fait de faire ces demandes à l’avance permet également de communiquer ces besoin s en privé plutôt que pendant la réunion. Si vous savez déjà qu’il y a des problèmes d’accessibilité, vous devez en informer les participants à l’avance.

Choisissez un lieu doté d’un parking handicapé, d’un accès pour fauteuils roulants, d’espaces calmes, d’un accès facilité à l’étage (si nécessaire) et de toilettes accessibles.

Optez pour une salle de réunion spacieuse et, si possible, bénéficiant de lumière naturelle.

Préparez la salle à l’avance et vérifiez que le matériel fonctionne.

Si vous essayez de réparer quelque chose pendant la réunion, cela pourrait gêner les participants et vous ferait perdre un temps précieux.

Envoyez le programme de la réunion aux participants avant la réunion et communiquez vos attentes.

Par exemple, souhaitez-vous qu’ils fassent un rapport, qu’ils participent, qu’ils trouvent des solutions ou qu’ils échangent des idées ?

Commencez par vous présenter et présenter l’ensemble des intervenants.

C’est très utile pour bien comprendre qui sont les différents intervenants dans les grandes réunions. Si vous prenez la parole plusieurs fois, vous devez tout de même l’annoncer à chaque intervention, mais ce n’est pas nécessaire dans les petites réunions lorsque les premières présentations ont été faites.

Parlez en adoptant un débit normal, surtout si des interprètes sont présents.

Si vous disposez d’un microphone, servez-vous-en, même si vous pensez avoir une voix qui porte. Il est utile d’avoir un microphone à la disposition des membres de l’auditoire pour une séance de questions-réponses, à condition qu’une seule personne parle à la fois.

Dans la mesure du possible, veillez à ce que votre visage et votre bouche soient bien visibles pour faciliter la lecture labiale.

Respectez le temps alloué dans le programme et assurez-vous que les pauses prévues sont bien prises.

Communiquez clairement le message que vous souhaitez faire passer et adoptez un langage simple et direct.

Éteignez les projecteurs et tout autre matériel qui fait du bruit ou émet de la lumière lorsqu’ils ne sont pas utilisés.

Cela facilitera la compréhension visuelle et auditive.

Utilisez un feutre noir à bout large sur le tableau de conférence/tableau blanc.

Les textes doivent être écrits en gros caractères et en gras pour une clarté et un contraste maximum. De plus, veillez à décrire tous les diagrammes, modèles ou tableaux dessinés sur le tableau de conférence/tableau blanc.

Les tableaux blancs créent des reflets en raison de leur couleur et de leur surface brillante. Il serait donc préférable d’utiliser un tableau noir.

Rédigez un compte rendu synthétique et clair des sujets abordés, des décisions prises, des personnes qui devront prendre des mesures et dans quels délais.

Assurez-vous que les documents sont bien accessibles. Veillez à utiliser un langage simple et évitez l’emploi d’acronymes ou de jargon. Les acronymes ne doivent être utilisés que s’ils sont plus connus sous cette forme que sous leur forme développée. C’est le cas des termes « URL », « code QR » et « USB », par exemple.

Demandez aux participants de vous faire un retour sur l’accessibilité et l’aspect inclusif de la réunion, et réfléchissez à ce qui pourrait être amélioré pour la fois suivante.